TRẦN THỊ MINH HOÀI

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

• Quản lý và vận hành toàn bộ quy trình văn bản trên phần mềm quản lý văn bản điện tử của cơ quan: Bao gồm tiếp nhận, đăng ký, trình duyệt, phân phối, phát hành (ghi số, ký số, đóng dấu số, gửi đi) đối với tất cả các loại văn bản đến và văn bản đi điện tử. Trực tiếp giám sát tiến độ xử lý văn bản của các phòng, ban, cá nhân trên hệ thống phần mềm, kịp thời báo cáo Lãnh đạo các trường hợp chậm trễ hoặc vướng mắc. Đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật, khả năng truy xuất của kho dữ liệu văn bản điện tử; thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử theo quy định. Chủ động tham mưu Lãnh đạo Văn phòng về các giải pháp, quy trình nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong môi trường số, đồng thời phối hợp hỗ trợ đồng chí Nguyễn Duy Vẹn thực hiện công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu theo quy định; phối hợp tiếp nhận, đăng ký, đóng dấu đến, phân phối và quản lý văn bản mật. Thực hiện công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.

• Tham mưu tổng hợp, báo cáo HĐND xã định kỳ, đột xuất; chuẩn bị tài liệu, nội dung phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp Thường trực HĐND xã; tổng hợp chất vấn của đại biểu HĐND. Tham dự các cuộc họp, ghi biên bản và tham mưu ban hành thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo HĐND xã. Làm thủ quỹ cơ quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.